El Día de la secretaria se celebra en el país cada 26 de abril como un motivo para distinguir la labor que hacen estas profesionales detrás de un escritorio, que asisten a sus jefes adentro y afuera de la oficina, y que pueden desempeñarse en empresas privadas y públicas.
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Publinews habló con Kristhal Galdámez, Key Account Manager de la Dirección Comercial de Manpower, acerca del valor de esta profesión.
¿Qué significa ser secretaria en la actualidad?
En la actualidad el puesto de secretaria como se conocía anteriormente está relacionado a una recepcionista.
Hoy en día la persona considerada como la mano derecha de un alto gerente es llamada asistente administrativo o asistente gerencial, ya que no solo debe cumplir con las funciones básicas de mandar un mail, ordenar la agenda o realizar llamadas, sino que se solicita una lista de aptitudes más complejas e integrales.
Mientras más integral sea el colaborador, adquiere un valor mayor para el puesto y la empresa. La persona que ocupe este cargo deber tener aptitudes de servicio, que sea carismática y sepa trabajar de manera independiente, puesto que se busca delegar y depositar la confianza de las tareas a realizar.
El objetivo final de contar con este apoyo es hacer que el día del alto funcionario sea lo más productivo posible.
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¿Según su experiencia, cuáles han sido los cambios más importantes que la profesión de secretaria ha tenido en los últimos años?
- La evolución de este perfil se debe al cambio tecnológico y las nuevas demandas a nivel global.
- Las responsabilidades que se requieren se fundamentan para brinda apoyo en la ejecución de las tareas diarias.
- Los principales cambios que ha tenido esta profesión son: Manejo de un segundo idioma, alta especialidad en paquetes de Office (Excel, Word, Power Point y Outlook), manejo de software como ERP, SAP o algún tipo de CRM, presentación personal y manejo con proveedores.
¿Qué tipo de capacidad o características debe tener un asistente para desempeñar su trabajo de una manera exitosa?
Hay dos capacidades fundamentales que debe tener la asistente de gerencia: flexibilidad y autoaprendizaje. Al contar con estas dos características no solo ayuda a la efectividad de su puesto, sino también al logro de las metas del negocio en general.
El aprender y el buscar el conocimiento de nuevos procesos permitirán que el dinamismo de la empresa impulse su desarrollo profesional y se logren concretar las necesidades del negocio, ya que hoy en día este puesto también es medido dependiendo de los resultados que pueda aportar y no por las tareas que pueda realizar.
¿Cómo debe ser la relación entre un asistente y su jefe?
La relación entre empleador y empleado debe ser cordial y respetuosa, con un grado de confianza para que puedan desarrollar las tareas de manera efectiva.
Para desarrollar una relación profesional y al mismo tiempo cordial, se debe ser proactivo, brindar soluciones a cada reto o problema que se presente, entregar resultados de excelencia y calidad, tener habilidad para minimizar las curvas de aprendizaje.
El compromiso es fundamental para ganar la confianza de su superior.
