Paola Rivano

Paola Rivano,
Coach y conferencista internacional, Www.paorivano.com,
Twitter @paorivano

María trabaja en una empresa que se dedica a traer carga de otros países hacia Guatemala. Como parte de sus atribuciones debe revisar todos los días la papelería de cada envío y enviar una notificación a los clientes del estado de su pedido. En épocas altas, María debe darle seguimiento a más de cien pedidos diarios.

Sus compañeras comentan: “Solo ella puede encontrar un documento en ese cementerio de papeles que tiene sobre el escritorio”, a los que ella contesta “Yo me entiendo perfectamente en mi desorden”.

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Todo va de maravilla hasta el día en que María sale de vacaciones. Ese día la oficina es un verdadero caos. Nadie encuentra nada. Y el tiempo que se invierte en la búsqueda de cada documento es increíble, haciendo que las “vacaciones” de María estén saturadas de constantes llamadas de auxilio. Independientemente de la razón por la que María mantiene así su papelería, el significado que le damos al desorden es generalmente inconsciente, es decir, que, a pesar de no saber exactamente qué significa, en la mayoría de los casos interpretamos automáticamente a la persona desordenada como alguien irresponsable, desorganizada y, por ende, poco efectiva.

Lo mismo sucede con el desorden en el escritorio de la computadora. Hace unos días en una reunión utilicé otra máquina para pasar un archivo desde la memoria USB. Cuando quise arrastrar el archivo al escritorio me llevé la gran sorpresa. ¡No había ningún espacio vacío! ¡Ni uno solo! Inmediatamente pensé: “Cómo podrá encontrar un documento en la computadora con esa cantidad de archivos”. El desorden laboral tiene un impacto muy grande en nuestra productividad, basta con tomar el tiempo que una persona se toma en encontrar un documento, además de que también puede impactar en otras áreas como en las emociones. ¿Quién no se ha desesperado o afligido buscando un documento importante? Y si esto nos pasa seguido, hay altas probabilidades de sufrir estrés “post-desorden”, o llegar al punto de ignorar la situación con tal de no enfrentarla y comenzar a ordenar.

No crean que porque escribo estas líneas significa que soy la reina del orden, es más, cuando era adolescente le saqué varias canas verdes a mi mamá cada vez que entraba a mi cuarto.

Sin embargo, con el tiempo aprendí que uno de los secretos para no tener que ordenar es no desordenar.

Si yo me encargo de encontrarle a cada cosa su lugar y procuro al utilizarla regresarla al mismo exacto lugar, no tendré que volverla a ordenar.

Estoy consciente de que es una costumbre muy difícil de adquirir, porque ¿díganme si no es más fácil dejar el documento cerca, sobre nuestro escritorio, que ir a regresarla al archivo donde pertenece?

Otro secreto para no ordenar es organizar. La organización de nuestros archivos es fundamental si queremos encontrarlos de manera rápida y fácil. Debemos tener un fólder para cada tipo de documento y si desean pueden utilizar los de colores para identificarlos fácilmente.

Si tu caso es como el de María, que tienes una pila de archivos y documentos sobre el escritorio, deja 15 minutos diarios al final de tu jornada para archivarlos en los fólderes que destinaste y así al día siguiente encontrarás un escritorio limpio y ordenado en el que te dará gusto trabajar.

Mientras mejor organizado estés, menos tiempo tendrás que invertir en encontrar lo que necesites.