La profesión de secretaria sigue evolucionando

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El día de la secretaria se celebra el 26 de abril. Publinews platicó con Marco Penado, gerente de país para Manpower Guatemala y El Salvador, acerca del nuevo rol de una secretaria.

¿La profesión de una secretaria ha cambiado con el tiempo?

Sí. Recordemos cómo era antes. La figura que muchos tenemos de una secretaria es que es una señora bien arreglada, que escribía a máquina, contestaba teléfonos, ayudaba a su jefe con la agenda, e incluso, muchas se tomaban atribuciones que no les competía para la comodidad de las personas, como servir agua o café.

Al pasar los años esto fue cambiando. Primero se les vio enviar faxes en vez de cartas. Luego vinieron los primeros ordenadores. Tuvieron que capacitarse en los paquetes electrónicos y en el uso de las computadoras.

Los avances tecnológicos han hecho que estas personas vayan evolucionando de manera profesional. Muchas de ellas llegaron a la edad de jubilación y, las pocas que quedan, se han tenido que acoplar a la nueva era.

En la actualidad, si alguien se gradúa de Secretariado, normalmente estará atendiendo recepciones en una empresas.

¿Los gerentes y jefes de departamentos siguen necesitando secretarias?

Los ejecutivos que antes tenían la necesidad de que alguien que les colaborara, ahora, con los avances de la tecnología, ya no es tan necesario. El smartphone nos recuerda las horas de las reuniones y los compromisos personales y de trabajo. Cuando sincronizamos todos los aparatos, tenemos información de agenda en la oficina y la casa.

¿Ahora se ven a muchas personas trabajando menos con el título de secretarias y más con el nombre de asistentes?

Hombres y mujeres se han convertido en asistentes administrativos y asistentes ejecutivos. Muchos lugares contratan a personas que tengan un título de técnico o que estén en segundo y tercer año de una carrera universitaria. Por ejemplo: Un director financiero puede contratar a un técnico en administración financiera o una carrera similar, porque esta persona, a ese nivel académico, tendrá la capacidad de poder entender los procesos, conocer los componentes financieros con los que trabaja la empresa como flujos de caja, cuentas por cobrar, Etc. Y se le facilitará asistir a su jefe. Se convierte en la mano derecha.

¿Qué competencias debe tener un asistente administrativo o ejecutivo?

Competencias gerenciales, el don de liderazgo, tiene que ser empático, buen comunicador, saber otros idiomas, tener apertura e información cultural fuerte. Debe saber enfrentar con ética los desafíos que el mismo trabajo le va imponiendo. Por eso, los ejecutivos prefieren traer talento de la universidad, con estudiantes que estén cursando carreras afines.

¿Qué ventajas tiene un asistente ejecutivo al trabajar en una empresa o compañía?

Deben aprovechar esta oportunidad, porque tienen una enorme ventaja con el resto de colegas, porque trabajan al lado de personas importantes dentro de las organizaciones. Si tienen mucha visión y se preparan, su asenso a nivel organizativo será más rápido, porque son puestos de confianza y conocerán los procesos de cerca.   Responsabilidad de manejar la información que recibirán y no divulgarla, que se debe quedar solo con el jefe.

¿Qué le puedes recomendar a una persona que trabaja como asistente?

Lo primero es mostrar mucha humildad y respeto hacia el jefe y los compañeros de trabajo.   Que sepa cuidar las espaldas de su jefe, que sepa identificar las situaciones que pueden afectar a su jefe y comunicárselo. Muy veraz y ético. Una persona para este puesto debe ser muy ético y servicial.